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戸籍謄本を本籍地以外から取得する方法~郵送請求の場合

戸籍謄本を本籍地以外から取得する方法に「郵送請求」があります。郵送請求以外に、本籍地の市町村が証明書のコンビニ交付サービスに対応している場合ですと、マイナンバーカードを使用してコンビニで取得する方法があります。

今回は郵送請求の説明をします。

郵送請求でも、必要書類や手続きの流れは窓口で取得する場合とほぼ同じです。
 ①交付請求書に必要事項を記入
 ②交付請求書を提出して、本人であることを運転免許証等(本人確認情報)で確認
 ③手数料を支払い戸籍謄本を受取る

この流れですね。郵送請求の場合ですと、③の手数料の支払いが定額小為替、受取は郵送となります。本籍地の市町村の役所宛に交付請求書、本人確認情報のコピー、郵便小為替と返信用封筒を郵送し、役所で処理して、戸籍が郵送されてきます。

では、説明していきます。
はじめにお伝えしますが、郵送請求は難しくはありません。しかし、手間と時間がかかります。

①交付請求書に記入

交付請求書は本籍地の市町村のホームページからダウンロードして印刷をします。YahooやGoogleで「〇〇市 戸籍郵送」で検索すれば郵送請求のページがすぐに出てきます。そこから交付請求書を印刷して下さい。
交付請求書に必要事項、戸籍謄本の必要枚数等を記入します。市町村ごとに書式が違うので、記入例は目を通してください。また、昼間に連絡がとれる連絡先も記入して下さい。交付請求書に記入漏れや訂正があった場合でも、電話で確認できれば再度交付請求書を郵送しなくても、手続きをしてもらえるケースがあります。

取得できる証明書は窓口と同じです。戸籍謄本(全部事項証明)、戸籍抄本(個人事項証明)、除籍・改製原戸籍、附票・除附票等です。これも交付請求書に記載されているので、必要な証明書にチェックして枚数を記入すればOKです。

②本人確認の書類

本人確認は、請求する人が本人であることを確認するためのものです。
本人確認の書類は運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等のコピーです。これらの顔写真付き証明がない場合は、保険証や年金手帳等のコピーが本人確認の書類となりますが、2点必要となります。どの書類が該当するかは各市町村のホームページで確認するか、直接問い合わせて下さい。

請求する人が本人以外(代理人)ですと、本人からの委任状が必要になります。これは窓口でも同じです。委任状も市町村のホームページからダウンロードできます。本人確認も代理人のものになります。

③手数料の支払いは定額小為替で

戸籍謄本の手数料は定額小為替で支払います。定額小為替は郵便局で購入しますが、発行手数料が1枚100円かかります。
戸籍謄本の手数料は450円(これは全国同じ)ですから、郵便局で発行手数料の100円を含む550円を支払い、450円の定額小為替1枚を購入します。

定額小為替の取扱いはゆうちょ銀行です。つまり窓口は16時に終了します。気をつけて下さいね。また、定額小為替には有効期間があります。発行(購入)から6ヵ月です。次回の為に余分に購入するのは避けて、必要枚数分を購入して下さい。

市町村によっては現金書留での支払いに対応しているところもあります。ホームページで確認して下さい。

返信用封筒には、請求する人の住所・名前を記入し、切手も忘れずに貼ってください。戸籍謄本1通(2枚程度)でしたらおそらく84円切手で足りると思います。しかし戸籍謄本2通ですと84円切手で足りないかも...なので10円切手や120円切手を入れておけば安心です。

相続で、亡くなった方の出生から死亡までの戸籍を取得する場合、定額小為替を何枚入れるかは迷うところです。亡くなった方が70歳でしたら、戸籍(除籍)の枚数は最小で3通(出生から婚姻まで除籍1通、婚姻からの改製原戸籍1通、死亡時の記載のある除籍1通)かな。なので、定額小為替の枚数は、750円の定額小為替3枚(除籍謄本の手数料は1通750円)となります。転籍していたり、その他様々な事情により定額小為替の枚数が足りない時は担当者から連絡がきます。その時は不足分を追加で郵送することになります。

交付請求書の郵送と返送

①から③までの書類(交付請求書、本人確認の書類のコピー、定額小為替、返信用封筒、請求が代理人の場合は委任状)が揃ったら、本籍地の市町村に郵送します。市町村で処理後、戸籍謄本が送られてきます。横浜市や大阪市などの大きな市では、事務処理センターで一括して処理するので、郵送先はホームページで確認して下さい。

返送までの期間は(あくまで今までの状況からですが)ものすごく早くて3日ほど。ほとんどが1週間から10日ぐらいで返送されてきます。現在は新型コロナウイルスの影響でもう少し返信までにかかるかも。

郵送請求で急ぐ場合は、交付請求書の郵送、返信用封筒ともに速達にすると、市町村での処理を急いでくれるかも。

郵送請求は手間がかかりますね。
司法書士は、相続のご依頼をいただけば、職務上請求で(委任状なしに)戸籍謄本等を取得することができます。相続ででお困りのことがありましたらご相談下さい。

代表の林潤(めぐみ)です。

身近にある法律問題や、高齢になって発生する問題などの不安・悩み・心配事に対し、依頼者と一緒に解決に向けて取り組んでいます。

「こんな事を相談してもいいのかな?」と迷うようなことでも、お気軽にご相談ください。相談者様の不安・悩み・心配事を解消し、笑顔になるお手伝いをさせて頂きます。

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